Herramientas de gestión de proyectos

 Hasta un 80 % de las empresas utiliza herramientas de colaboración para mejorar sus procesos empresariales. De hecho, una encuesta realizada por MOI indicó que un 91 % de los gerentes de TI no usaba una, sino dos aplicaciones de mensajería de equipo en sus negocios.

 Incluso en este panorama, existen compañías que tienen la comunicación como uno de sus principales obstáculos, debido a la falta de herramientas adecuadas. Si ese es tu caso por ahora, la buena noticia es que llegaste al lugar indicado.

 Gestionar múltiples proyectos a la vez, delegar tareas y colaborar entre equipos es difícil en un buen día, pero puede volverse completamente imposible cuando se interponen obstáculos imprevistos.

 La falta de comunicación y las ineficiencias en tu proceso de gestión de proyectos pueden llevar a experiencias confusas y estresantes para los empleados. Además, podrán obstaculizar la capacidad de tu empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes o alcanzar las metas de fin de año, lo que puede conducir a grandes pérdidas con el tiempo.

 Afortunadamente, hay muchas opciones de software de gestión de proyectos para mantener a tu equipo en el camino correcto. Para agilizar tu proceso y asegurarte de que todos en tu equipo estén en la misma página, te invitamos a analizar estas 21 herramientas de gestión de proyectos excepcionales.

 Las hemos dividido entre las gratuitas y de pago para que compares cuál es la que se adapta mejor a tus necesidades y posibilidades.

Herramientas de gestión de proyectos gratuitas

 1. Project.co

 Project.co es un sistema de gestión de proyectos orientado al cliente que conecta a tu equipo con los equipos de sus clientes en un solo lugar. Cada parte del trabajo que realices puede configurarse como tu propio proyecto, con tu propia fuente de discusión, notas, tareas, equipo y pagos. También podes registrar el tiempo dedicado a cada proyecto.

 Trae consigo una variedad de vistas de tareas y proyectos, incluidos el calendario, el planificador y la vista Kanban, para brindar una visión general ideal del trabajo que está sucediendo dentro de su equipo.

 Las características incluyen:

• Capacidad para agregar/invitar rápidamente a usuarios internos y externos.
   
• Fuente de discusión para cada proyecto: con alertas por correo electrónico (y la capacidad de responder por correo electrónico sin iniciar sesión).
   
• Variedad de vistas de tareas, que se pueden filtrar. Brindan a todo el equipo, a cada departamento e incluso a los usuarios individuales sus listas de tareas diarias o semanales.
   
• Herramientas de informes que miden sus proyectos más o menos rentables y eficientes.
   
• Capacidad para integrar soluciones de pago y realizar pagos con tarjeta de forma rápida y segura a través del sistema.

 Precios:

 Gratis para hasta cinco proyectos activos y cinco usuarios internos, con opciones de pago a partir de $ 7 por usuario al mes.

 2. Toggl Plan

 Toggl Plan es una herramienta eficaz de gestión de proyectos para automatizar tu proceso de delegación de tareas y visualizar qué tareas del proyecto se han completado y cuáles no. Esta podría ser una herramienta útil si tu equipo a menudo colabora con otros departamentos en proyectos.

 Las características incluyen:

• Visualización del diagrama de Gantt para rastrear plazos y proyectos importantes.
   
• Integraciones con Slack, Github, Evernote y otros.
   
• Opción de colaboración en equipo a través de calendarios compartidos y notas de tareas.

 Precios:

 Gratis para un número ilimitado de proyectos para hasta cinco miembros del equipo.

 3. nTask

 Otro software gratuito que viene con una variedad de características para los administradores de proyectos y tareas es nTask. Este programa tiene un par de herramientas de rango libre para cualquiera que quiera trabajar como gerente de proyecto individual o profesional.

 nTask admite la creación de múltiples proyectos y tareas al mismo tiempo. Los usuarios también pueden definir los roles de líder de equipo, presupuesto, hito y criterios de seguimiento de tiempo específicos para proyectos relevantes. Al comprender las necesidades de los administradores de proyectos avanzados, nTask también ofrece una función interactiva del diagrama de Gantt. Se puede personalizar mediante un simple mecanismo de arrastrar y soltar para alinear el proyecto con los cambios continuos de la vida real.

 Las características incluyen:

• Un poderoso sistema de colaboración en la aplicación
   
• Integración con Slack y muchas otras aplicaciones de terceros
   
• Invitación a las partes interesadas a ver proyectos en curso
   
• Administración de recursos
   
• Gestión del equipo mediante un proceso controlado por el administrador
   
• Múltiples espacios de trabajo dedicados a diferentes proyectos y tareas

 Precios:

 nTask viene con una versión gratuita para usuarios básicos. Los planes pagos comienzan desde $ 2.99 por usuario por mes y suben hasta $ 7.99 por usuario por mes para pequeñas empresas.

 4. Teamwork

 Teamwork es un software de gestión de proyectos y una plataforma de colaboración que ayuda a los equipos internos y remotos a mantenerse organizados y productivos. Cada proyecto te permite cargar fácilmente archivos, asignar tareas y plazos y chatear con compañeros de equipo. Al centralizar la información de tu proyecto puede ayudar a eliminar malentendidos y plazos vencidos.

 Las características incluyen:

• Fácil integración con HubSpot.
   
• Teamwork Chat Instant Messenger para ayudar a mantenerte en tu flujo de trabajo y ser más productivo.
   
• Seguimiento del tiempo para comprender la capacidad y dónde un equipo pasa su tiempo.
   
• Los paneles, subtareas e hitos ayudan a rastrear el progreso de los proyectos.

 Precios:

 La versión Free Forever incluye 2 proyectos con 5 miembros del equipo. Las opciones de pago comienzan en $ 9 por usuario por mes.

5. Freedcamp

 Freedcamp es una herramienta de gestión de proyectos rica en funciones diseñada para uso personal y profesional. Cada proyecto tiene sus propias tareas, hitos, archivos, debates, tiempo, seguimiento de problemas y calendario. El panel de control brinda una descripción clara y concisa de lo que sucede en tu equipo, incluida la actividad, los proyectos y las tareas.

Las características incluyen:

• Fuente de discusión estilo tablero de mensajes, con la capacidad de crear y llevar a cabo discusiones sobre cualquier tema.
   
• Potente vista de calendario que presenta todos los próximos eventos.
   
• Integraciones de terceros que incluyen Google Drive, Google Calendar, Dropbox, entre otros.

 Precios:

 Siempre gratis. Los planes pagos están disponibles con funciones adicionales, desde $ 1.49 por usuario por mes.

 6. Asana

 Asana es una de las soluciones de gestión de proyectos más populares utilizadas por millones de personas en 192 países, debido a su interfaz limpia y fácil de usar. Esta herramienta todo en uno te permite crear tableros para visualizar en qué etapa se encuentra tu proyecto y usar informes para realizar un seguimiento de las tareas terminadas y las tareas que requieren tu atención.

 Las características incluyen:

• Capacidad de crear plantillas para automatizar tareas cotidianas.
   
• Capacidad de colaborar y compartir información en todo el equipo, de forma privada y segura.
   
• La opción de establecer controles de seguridad y designar administradores.
   
• Más de 100 integraciones para un proceso más eficiente de principio a fin.
   
• Campos de proyectos personalizados, compartir documentos y filtrar tareas.

 Precios:

 Gratis para proyectos ilimitados para equipos de hasta 15 personas. Planes pagados a partir de $ 10.99 por usuario por mes.

 7. Wrike

 Wrike se destaca como una herramienta de gestión de proyectos excepcional para equipos que desean la opción de personalizar los flujos de trabajo, editar y revisar proyectos desde la plataforma misma. La herramienta ofrece la capacidad de colorear códigos y capas de calendarios, y su versión móvil permite a los colegas actualizar la información del proyecto sobre la marcha.

 Adicionalmente, podes agregar comentarios a secciones, videos o documentos y crear campos personalizados para exportar los datos más relevantes para tu empresa.

 Las características incluyen:

• Medidas de seguridad para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a la información.
   
• Flujo de actividad para permitir que los gerentes de proyecto administren pequeñas tareas, vean las actividades en orden cronológico y etiqueten a los miembros del equipo.
   
• Opción de dejar de seguir actividades para ordenar tu propia transmisión personal.
   
• Correo electrónico y sincronización de calendario.
   
• Funciones de edición y aprobación incorporadas.

 Precios:

 Gratis para cinco miembros del equipo. Los planes pagados comienzan en $ 9.80 por usuario por mes con un mínimo de 5 usuarios.

 8. Paymo

 La versión gratuita de Paymo solo permite el acceso para un usuario, pero si tienes un equipo chiquito o sos un profesional independiente, esta podría ser una opción eficiente para rastrear las horas facturables y facturar a los clientes. Junto con el seguimiento de las finanzas, Paymo también te permite organizar líneas de tiempo del proyecto, crear listas de tareas y mantenerte al tanto de tus presupuestos para múltiples proyectos a la vez.

 Las características incluyen:

• Pizarras kanban
   
• Seguimiento de tiempo
   
• Compartir archivos y Adobe CC Extension
   
• Informes
   
• Tres facturas

 Precios:

 Gratis para un usuario. Los planes pagados comienzan en $ 11.95 por usuario por mes.

 9. ClickUp

 ClickUp ofrece algunas características impresionantes para personalizar esta herramienta de gestión de proyectos todo en uno, de acuerdo con las preferencias de tu equipo. Incluye la opción de que cada usuario elija una de las tres formas diferentes de ver sus proyectos y tareas según su elección, lo cual es una solución efectiva si tu equipo de marketing se superpone con las ventas, el diseño o el desarrollo, ya que proporciona características para esos cuatro equipos.

 Las características incluyen:

• La capacidad de organizar tus proyectos según la prioridad y asignar tareas a grupos.
   
• La opción de establecer objetivos para recordar a los equipos lo que pretenden lograr.
   
• Sincronización bidireccional de Google Calendar
   
• Una manera fácil de filtrar, buscar, ordenar y personalizar opciones para administrar tareas específicas.
   
• Flujo de actividad con capacidad de menciones.
   
• Maquetas de imagen.
   
• 57 aplicaciones integradas.

 Precios:

 Gratis siempre, con funciones limitadas para usuarios ilimitados. Los planes pagados comienzan en $ 5 por usuario por mes.

 10. Trello

 Trello es una herramienta de arrastrar y soltar que te permite mover proyectos, personales o profesionales, a través de etapas de flujo de trabajo, hasta su finalización.

 Vos definís cuáles son esas etapas, ya sean estados de proyectos de trabajo como «En espera» o categorías de proyectos personales como «¡Cosas para comprar!». Cada uno de estos estados es administrado a través de tareas representadas como «Tarjetas». Cada tarea puede recibir un nombre, asignarse a un individuo, una fecha de vencimiento y tener archivos, como imágenes y otros adjuntos.

Las características incluyen:

• Plantillas para una variedad de diferentes tipos de proyectos, desde negocios hasta educación y productividad personal.
   
• Posibilidad de agregar archivos adjuntos, como imágenes, a cualquier tarjeta en cualquier tablero.
   
• Personalizar las etapas de tu flujo de trabajo para reflejar tu proceso real.
   
• Movimiento simple de arrastrar y soltar de tarjetas a través de etapas de flujo de trabajo.

 Precios:

 Gratis para tableros, tarjetas y listas personales ilimitados, con 10 tableros de equipo. Los planes pagados comienzan en $ 9.99 por usuario por mes.

11. Todoist

 Todoist es una herramienta simple pero poderosa que te permite crear listas de tareas interactivas. Se pueden determinar niveles de prioridad a las tareas pendientes, asignarlas a las personas de tu equipo y marcarlas con recordatorios personalizables (aunque se trata de una función premium). 

 Las acciones también se pueden clasificar en diferentes proyectos, creando una estructura simple y fácilmente comprensible donde cada «lista» tiene un título (nombre del proyecto) y una serie de acciones. Todo esto la convierte en una herramienta extremadamente flexible y personalizable para realizar el trabajo.

 Las características incluyen:

• Listas de plantillas para inspirarte y guiarte
   
• Fechas de vencimiento periódicas para tareas periódicas
   
• Visualizaciones de productividad y puntos de «Karma» para tareas completadas
   
• Etiquetas, notificaciones y fuentes de discusión para mantenerte organizado

 Precios:

 Gratis, con una actualización a premium (con características adicionales) disponible desde $ 3 por usuario por mes.

 Herramientas de gestión de proyectos de pago

 12. Monday

 Monday es ideal para cualquier proceso, departamento o industria. Cuenta con un tablero personalizable donde tú y tu equipo pueden gestionar proyectos, flujos de trabajo y tareas cotidianas. Además, tiene procesos de automatización para evitar los errores humanos y un sistema donde podrás visualizar los datos en formas fáciles de procesar y entender para una gestión de proyectos eficaz y productiva.

 Las características incluyen:

• Paneles
• Integraciones
• Formularios
• Vista de calendario
• Automatizaciones
• Vista de cronograma
• Vista de Kanban
• Notificaciones
• Carga de trabajo
• Subelementos
• Actualizaciones
• Vista de mapa
• Permisos de invitados
• Seguimiento de tiempo
• Intercambio de archivos
• Espacios de trabajo

 Precio:

 Los planes de pago dependen del número de usuarios, pero pueden variar desde un plan básico de $ 35 al mes.

 13. Basecamp

 Basecamp cuenta con una grandiosa interfaz de usuario ideal para equipos grandes o pequeños. Gracias a esta herramienta de gestión de proyectos, tú y tus colaboradores podrán ser más productivos y organizados. Con Basecamp podes dividir tu trabajo por proyectos separados.

 Las características incluyen:

• Creación de listas de tarea para todo el trabajo que necesitas hacer, asignación de actividades y establecimiento de fechas límite.
   
• Personaliza tus publicaciones, añade imágenes o archivos y comparte con todos los miembros que desees.
   
• Incluye cronogramas que muestran las tareas pendientes y eventos para cada proyecto.
   
• Espacio para compartir documentos, archivos e imágenes.
   
• Chat grupal en tiempo real.
   
• Acceso a clientes en donde podrás compartir pendientes, mensajes y más de forma privada.

 Precio:

 Basecamp Business por $ 99 por mes.

 14. Nozbe

 Esta herramienta es muy completa y te ayudará a gestionar tus pendientes eficazmente. Una de sus grandes ventajas es que podes sincronizar tus cuentas de Google Calendar, Evernote y Dropbox para que nunca pierdas detalle de tus tareas y actividades. Cuenta con una aplicación web que vos y tu equipo podrán ocupar en el lugar donde se encuentren.

 Podes obtener Nozbe de dos formas: Nozbe Teams y Nozbe Personal, y configurar a tu equipo es muy sencillo: crea proyectos, añade tareas y asigna personas y añade comentarios o archivos  adjuntos.

 Las características incluyen:

• Espacio para la colaboración
   
• Información, tareas y colaboradores en una misma plataforma
   
• Adjuntar documentos relevantes desde archivos almacenados en la nube
   
• Gran movilidad para acceder a tu trabajo y datos desde cualquier momento y lugar
   
• Comunicación basada en tareas

 Precio:

 Depende del número de cuentas, pero a partir de 5 cuentas su precio es de $ 29 al mes y hasta 30 cuentas por $ 129 al mes.

 15. Remember the milk

 Esta herramienta con tan peculiar nombre es una aplicación inteligente de lista de tareas que todos en tu equipo seguramente encontrarán útil. Y si sos una persona que no puede salir de casa sin su Apple Watch, Remember the milk ya está disponible para que la organización de tus actividades te acompañe a cualquier lugar.

 Las características incluyen:

• Agregar tareas de manera fácil y rápida.
   
• Recordatorios por correo electrónico, mensajes de texto, Twitter y aplicaciones móviles.
   
• Crear todas las listas que necesites de manera organizada y con etiquetas de colores.
   
• Subtareas para dividir tus actividades en labores más pequeñas y manejables.
   
• Compartir listas y asignar tareas a otros miembros de tu equipo.
   
• Conectar la herramienta con Google Drive o Dropbox para mantener documentos, presentaciones, imágenes o cualquier otro tipo de archivo a la mano.

 Precio:

 La suscripción a Remember the milk para equipos es de tan solo $ 39.99 por año.

 16. Podio

 Si deseas que tus equipos de trabajo realicen sus actividades de manera sincronizada, Podio reúne contenido, conversaciones y procesos estructurados para mantener una buena organización en tu empresa. Cuenta con roles definidos y herramientas personalizadas para mejorar los tiempos de entrega con proyectos eficaces y de calidad.

 Podio es muy fácil de administrar, tenes el control completo de los accesos de los diferentes espacios de trabajo. Podés tener una comunicación rápida con tus clientes, trabajadores u otros agentes externos a la herramienta.

 Las características incluyen:

• Contenido, contexto y conversaciones en una misma plataforma.
   
• Tableros dinámicos para visualizar el trabajo de todos tus colaborares.
   
• Integración con Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Evernote, Microsoft Exchange, Zendesk, ShareFile, Campaign Monitor, GoToMeeting, Freshbook, entre otras.
   
• Diseño que fomenta la colaboración y el reconocimiento de tus compañeros de trabajo.
• Soporte técnico con respuestas rápidas y futuras mejoras.

 Precio:

 Plan Básico desde $ 9 al mes y Premium $ 24 al mes.

 17. Airtable

 Airtable facilita la colaboración entre los miembros de tu equipo en tiempo real. Cuenta con campos que pueden habilitarse para manejar cualquier tipo de contenido con integración de diferentes elementos que te ayuden a mantenerte organizado. Su potente filtro, clasificación y agrupación te dan la libertad de administrar tu trabajo de la manera en que más te guste.

 Las características incluyen:

• Campos enriquecidos que incluyen archivos adjuntos, casillas de verificación, menús desplegables.
   
• Vistas de cuadrículas, calendario, formularios, Kanban y galería.
   
• Aplicaciones web, de escritorio, iOS y Android.
   
• Colaboración y comentarios en tiempo real.
   
• Opciones adicionales de color y estilo.
   
• Vistas personales y bloqueadas.
   
• Contraseñas y recursos compartidos restringidos.

 Precio:

 Plan Plus $ 10 y Pro $ 20 Enterprise.

 18. Sinnaps

 Sinnaps es un gestor de proyectos completo, fácil e intuitivo, tal como ellos se definen. No requiere conocimientos previos en herramientas de gestión y está diseñado para pequeñas y medianas empresas. Permite trabajar de forma eficiente con la implementación de chat, notificaciones automáticas y planificación de actividades de manera realista.

 Las características incluyen:

• Chat directo con soporte para resolver tus dudas
• Coach virtual que analiza tu proyecto y sugiere mejoras
   
• Modo Aula que contiene tutoriales y ejercicios
   
• Canal de YouTube con videos de formación
   
• Panel ágil de actividades para los miembros del equipo
   
• Planificador de proyectos para el project manager
   
• Roadmap de empresa para el business manager

 Precio:

 Si bien cuenta con un plan gratuito por 30 días, sus planes de pago varían de la siguiente manera: Por usuario $ 9 por mes, por proyecto $ 39 al mes, por empresa $ 99 al mes.

 19. Favro

 Favro es una herramienta de gestión de proyectos con la que podés crear una colaboración, planificación y organización efectiva con tu equipo y cualquier líder. Vas a poder mantener tu flujo organizacional al contar con un espacio de trabajo único para una comunicación sin interrupciones.

 Las características incluyen:

• Plataforma flexible que se ajusta a las necesidades de todos los colaboradores.
   
• Tarjetas de colaboración para mantener los planes, iteraciones y conversaciones conectadas en un mismo lugar.
   
• Panorama general para dar seguimiento a los objetivos compartidos de la empresa.
   
• Automatización de equipos de trabajo con campos personalizables.
   
• Integración con diferentes herramientas como Slack, Google Drive, Google Calendar, Dropbox, Jira, Microsoft OneDrive, GitHub, GitLab y Zapier.

 Precio:

 Depende del número de usuarios, pero los planes, por ejemplo, para 25 usuarios son: Lite $ 127.5 al mes, Standard $ 170 al mes, Enterprise $ 318 al mes.

 20. Assembla

 Assembla es una grandiosa herramienta de gestión de proyectos que te permite integrar perfiles de redes sociales y dar acceso a tus clientes a través de sistemas de permiso avanzados. Además, uno de sus grandes atractivos es que podes asignar tickets o etiquetas a cada colaborador para jerarquizar el grado de urgencia o complejidad que tienen sus tareas o actividades.

 Las características incluyen:

• Potencia el desarrollo de software seguro
   
• Planificación en sprints
   
• Seguimiento integrado de problemas
   
• Revisión o solicitudes de revisión
   
• Escaneo de código automatizado para evitar vulnerabilidades

 Precio:

 Assembla cuenta con tres planes de pago: Starter $ 9.16 por usuario o mes, Enterprise Cloud $ 14.67 por usuario o mes, Enterprise Self-hosted $960 el año.

 21. Hibox

 Con más de 10 mil compañías de renombre que confían en Hibox, este gestor de tareas es muy sencillo de usar y altamente seguro. Cuenta con opciones básicas de organización, calendario y listas de tareas. Una gran función es su chat y opción de videollamadas integradas para tener una mejor comunicación con tu equipo de trabajo.

 Las características incluyen:

• Organizador de tareas
   
• Chat interno para empresas
• Videoconferencia
   
• Asistente virtual
   
• Historial de conversaciones
   
• Archivos y fotos integradas en una sola plataforma
   
• Integración a aplicaciones como Dropbox y Google Drive
   
• Disponible como aplicación móvil de iOS y Android
   
• Archivos y conversaciones confidenciales y encriptadas

 Precio:

 Pro $ 4 al mes, Enterprise $ 8 al mes.

¿Estás listo para mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo?

 Compará cada una de estas herramientas de gestión de proyectos y descubrí cuál es la que responde a tus necesidades. Estamos seguros de que en alguna de ellas vas a encontrar las soluciones que tanto buscas para tener una mejor organización y aprovechamiento de actividades en tu negocio.

Ver también: Cómo atraer clientes a tu negocio: 7 estrategias

Fuente: https://blog.hubspot.es/marketing/herramientas-gestion-proyectos

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