8 consejos para escribir un correo electrónico eficaz y convincente

 ¿Alguna vez tuviste que exagerar para enviar un correo electrónico? Porque lo mismo.

 Hay algo que se siente monumental en enviar un correo electrónico que no siempre recibis con otras formas de comunicación. Y si no es un hablante nativo de inglés, esa tarea puede parecer aún más abrumadora.

 

 Este artículo proporcionará algunos consejos útiles para ayudarte a mejorar la calidad general de tus correos electrónicos, sin importar la perspectiva. Una vez que hayas aplicado estas simples estrategias a tu escritura, deberías poder enviar correos electrónicos con confianza a cualquier persona y deshacerse de esa ansiedad posterior al envío.

 Empecemos.

 Las líneas de asunto pueden hacer o deshacer el éxito de su correo electrónico. A menudo, es el factor decisivo sobre si alguien abrirá su correo electrónico.

 Desafortunadamente, mucha gente lucha con esta parte.

Echale un vistazo a éste ejemplo:

 Esta línea de asunto en particular (ejemplo de la vida real, por cierto) es vaga, indirecta y no me insinúa en absoluto de qué se tratará el contenido del correo electrónico.

 ¿El resultado? Podría borrarlo o ignorarlo por completo.

 Esta es una mejor opción:

 

 Es descriptivo, específico y me dice que se trata de una introducción.

 Las líneas de asunto son especialmente importantes si se comunica con alguien por primera vez. El destinatario no sabe quién sos vos y solo puede juzgarte por tu línea de asunto.

 Incluso si envias correos electrónicos internamente en tu empresa, vale la pena escribir una excelente línea de asunto para que tu destinatario tenga una idea de qué esperar. Como cualquier persona ocupada, sus compañeros de equipo reciben un montón de correos electrónicos todos los días y ciertamente agradecerían el esfuerzo adicional de una línea de asunto descriptiva.

 Entonces, ¿cómo se escribe una buena línea de asunto?

 Se claro, directo y describí el contenido de tu correo electrónico. No tengas miedo de ocupar todo el asunto. A continuación, se muestran algunos buenos ejemplos de líneas de asunto:

 ►[Acción requerida] Reunión de marketing mensual

 ►FYI / Informativo

 

 ►Solicitud de [Insertar aquí]
 

 ►[Recordatorio] Encuesta para completar | Tardará 2 minutos

 

 ►[Nombre] sugirió que me comunicara con vos

 

 ►Voy a estar en la ciudad el próximo martes, ¿estás disponible?

 Si envías un correo electrónico promocional, evita líneas de asunto engañosas como:

 ►RE:

 

 ►FWD:

 

 ►Urgente

 

 ►Confirmación del pedido

 

 ►Estado de la cuenta

 

 No hay necesidad de recurrir a trucos engañosos o títulos de clickbait solo para inducir una apertura. Hacen que los destinatarios se sientan engañados y engañados, según una encuesta de Litmus de 2019. Perderás la confianza y, como resultado, podrías terminar en su correo basura.

Desea asociar sentimientos positivos con su correo electrónico, no enojo y decepción.

 Para iniciar el correo electrónico, debe comenzar con un saludo apropiado. El saludo tiene dos componentes: el saludo y la oración inicial.

 El saludo apropiado depende en realidad de la situación. Si estás escribiendo un correo electrónico formal a un banco o institución gubernamental, sería mejor comenzar con "Estimado [X]".

 Si le envías un correo electrónico a alguien que conoces o trabaja en un entorno informal, entonces está perfectamente bien ir con un "Hola, [nombre]" o "Hola, [nombre]".

 También está "A quien corresponda", cuando envías un correo electrónico a un correo electrónico grupal y no está seguro de quién lo leerá.

 Una cosa que debe evitar es usar términos de género y no inclusivos como "Hola chicos" y "Sr. / Sra / Sra.". en tu saludo.

 Para ayudarte, aquí hay una lista de saludos que puede abrir en sus correos electrónicos:

 ►Estimado [nombre de pila]
 ►[Nombre]
 ►Buenos días / tardes
 ►Hola equipo
 ►Hola

 

 

 Una vez que haya quitado el saludo del camino, es hora de comenzar tu correo electrónico.

 Mientras que la línea de asunto determina si tu correo electrónico está abierto, la oración inicial determina si el correo electrónico se lee hasta el final.

 Si es una introducción, puede abrir con algo que sepa que le interesará a su destinatario. Podes averiguarlo a través de una pequeña investigación en sus perfiles de redes sociales. Quizás tuitearon algo interesante o recientemente publicaron algo en LinkedIn que puedas hacer referencia.

 Esto te ayudará a establecer una relación y demostrar que no está enviando un correo electrónico genérico a varias personas.

 

 

 Por supuesto, esto no es necesario si le envías un correo electrónico a un colega o alguien que conoce, pero es importante establecer algún tipo de contexto para que sepan lo que está sucediendo.

 Con un colega, comenza con el "por qué".

 Nadie tiene el tiempo (y la paciencia) para adivinar de qué se trata un correo electrónico.

 

 Cuanto antes respondas al "por qué", más rápido captará su atención.

 Según Statista, enviamos y recibimos aproximadamente 319 mil millones de correos electrónicos al día en todo el mundo.

 Esta estadística deja una cosa muy clara: pasamos mucho tiempo leyendo correos electrónicos. Y debido a esto, muchas personas simplemente escanean los correos electrónicos para obtener la esencia del mensaje y pasar al siguiente.

 Con esto en mente, deseas optimizar su correo electrónico para que sea legible y escaneado.

 

 Esto se verá así:

 ►Mantener los párrafos cortos.

 

 ►Añadiendo viñetas.

 

 ►Usar imágenes para dividir el texto.

 

 

 Si bien podes sentir que necesita contarles todo en un solo correo electrónico, no lo hagas.

 Nadie está esperando ansiosamente que llegues un ensayo de tres páginas a su bandeja de entrada. Pensalo de esta manera: ¿Cuál es la principal conclusión de tu correo electrónico y hay alguna acción en particular que desees que realice el destinatario?

 A partir de ahí, redacta tu correo electrónico y, cuando lo vuelvas a leer, asegurate de que cada línea que agregas te ayude a alcanzar este objetivo. Si no es así, quitalo.

 Cuando necesites incluir mucha información en un correo electrónico, probablemente sea mejor sugerir una llamada telefónica o una reunión. Podes utilizar esta herramienta de reuniones gratuita para programar tus reuniones más rápido y evitar los correos electrónicos de ida y vuelta.

 

 

 

 Si recibo un correo electrónico como este, lo eliminaré de inmediato o supongo que es una estafa.

 

 Los correos electrónicos pueden ser divertidos. Podes agregar imágenes, GIF y colores. Sin embargo, hay una manera de hacerlo que no molesta ni distrae demasiado.

 Este es un ejemplo de lo que no se debe hacer. Hay varias fuentes utilizadas en el correo electrónico, diferentes tamaños de fuente y diferentes colores. Como resultado, el ojo no sabe adónde ir y es un poco abrumador.

 Además, el mensaje se pierde, ya que su destinatario está demasiado distraído por todos estos elementos que luchan por llamar su atención.

 Por lo tanto, como regla general: limitate a una fuente. Si desead utilizar uno secundario, utilízalo con moderación. Seguí la misma regla para el color.

 Si estás utilizando un teclado que no es inglés, es posible que tus fuentes no se muestren correctamente en el dispositivo de la otra persona. En su lugar, utiliza fuentes de correo electrónico seguras para la web como:

 ►Arial
 ►Mensajero
 ►Georgia
 ►Helvética
 ►Lucida Sans
 ►Tahoma
 ►Times New Roman
 ►Trebuchet MS
 ►Verdana

 De hecho, esta es la lista exacta que ofrece Gmail:

 

 

 Esto garantizará que su destinatario reciba su mensaje en una fuente normal, independientemente del dispositivo o sistema operativo.

 

 Una vez que hayas terminado con el contenido de su correo electrónico, es hora de cerrarlo.

 No tenes que hacerlo elegante, solo mantene tu cierre simple y directo.

 Entonces, nada como esto:

 

 

 En su lugar, apegate a las líneas de cierre seguras y probadas y debería ser bueno.

 Podes elegir entre algunas de las líneas de cierre más comunes a continuación:

 ►Atentamente
 ►Un cordial saludo
 ►Cálidos deseos
 ►Gracias
 ►Cuídate

 

 Una encuesta de 2020 realizada por Sleep Advisor encontró que alrededor del 54% de los estadounidenses revisan su correo electrónico del trabajo inmediatamente después de despertarse o dentro de una hora.

 Otro estudio de Litmus sobre el estado de la interacción con el correo electrónico en los Estados Unidos en 2021 respalda esto. Revela que el momento más popular para leer correos electrónicos es por la mañana. Las tasas de apertura comienzan alrededor de las 6 a.m. pero generalmente alcanzan su punto máximo entre las 9 a.m. y el mediodía, hora local.

 Dada esta información, podes seguir una de estas dos estrategias: envía tu correo electrónico por la mañana cuando sepas que están desplazándose o espera un momento menos ocupado.

 Por un lado, tu correo electrónico corre el riesgo de ser enterrado si lo envías por la mañana. Sin embargo, si esperas más tarde, es posible que tu correo electrónico nunca se abra.

 Se necesita prueba y error para descubrir qué funciona mejor cuando se envía un correo electrónico con tu equipo.

 

 Si estás escribiendo un correo electrónico a alguien en otro estado o país, también debes tener en cuenta las zonas horarias. El mediodía para vos puede ser a las 7 p.m. para alguien más. Como tal, tene en cuenta quién es su destinatario y cuándo sería más receptivo a tu correo electrónico.

 

 Ya casi terminaste, no te equivoques en el último tramo.

 Imagiante dedicar tiempo a redactar un mensaje perfecto, solo para ser ignorado porque el correo electrónico está plagado de errores ortográficos y gramaticales.

 

 Así es como podes evitarlo: una vez que termines de redactar tu correo electrónico, copialo y pegalo en Microsoft Word o Google Docs para darle una revisión rápida de gramática, redacción y ortografía.

 Alternativamente, también podes utilizar correctores gratuitos como Grammarly para automatizar el proceso mientras redacta.

 Además, lee el mensaje en voz alta para asegurarte de que las oraciones no sean demasiado largas, suenen torpes o robóticas. Si queres que la copia de tu correo electrónico suene humana.

 Todos estos consejos ayudan al lector a concentrarse en su mensaje, no en los otros elementos de su correo electrónico.

  ►Consejos de redacción de correo electrónico para equipos internacionales

 La mayoría de la gente no te dice esto, pero la elaboración de un buen correo electrónico comienza incluso antes de escribir una sola palabra. Comienza con tu forma de pensar.

 Cuando estés en el estado de ánimo correcto, podrás escribir correos electrónicos efectivos que comunican y persuaden.

 Suena lógico ... pero ¿cómo se entra en el "estado de ánimo correcto"? Bueno, hay dos formas: Ponete en el lugar del destinatario y escribi tu forma de hablar.

Más sobre eso a continuación.

 Imaginate recibir el correo electrónico que estás escribiendo.

¿Alguna vez recibiste un correo electrónico que era tan incoherente que ni siquiera pudiste terminar de leerlo, y mucho menos siquiera considerar responder? ¿O incluiste una propuesta completamente irrelevante?

 

 Ahrefs es una herramienta de SEO, pero recibieron un correo electrónico de una empresa pesquera.

 Uno de los mayores problemas cuando se trata de escribir correos electrónicos es la falta de empatía por el destinatario. Hacete estas preguntas:

 ►¿Por qué le envío un correo electrónico a esta persona?
 ►¿Es esta la persona adecuada con quien contactar, considerando lo que estoy tratando de lograr?
 ►¿Es mi mensaje claro y al grano?
 ►¿Sería mejor debatir esto en una reunión?
 ►¿Cada línea ayuda o perjudica mi objetivo?

 

 Esto es especialmente importante cuando se envía un correo electrónico a alguien nuevo pero valioso cuando se contacta con un colega.

 

 Si no es un hablante nativo de inglés, es normal que sientas que debe ser más formal cuando se trata de escribir correos electrónicos.

 Sin embargo, esto da como resultado correos electrónicos que son demasiado formales y parecen incómodos o rígidos. Por ejemplo:

 

 Los hablantes nativos de inglés escriben de manera más informal: su escritura suena como una persona hablando con otra.

 Aca hay un consejo gramatical rápido que siempre te ayudará a sonar más nativo: escribi con una voz activa y evita la voz pasiva.

 Una "voz activa" muestra que un sujeto está realizando la acción del verbo, por ejemplo: "Marilyn envió la carta por correo".

 En contraste, la "voz pasiva" muestra que el sujeto actúa sobre el verbo, por ejemplo: "La carta fue enviada por Marilyn".

 En lugar de escribir "sus comentarios serían muy apreciados", intenta decir "agradecería sus comentarios". En lugar de escribir "se ha recibido su solicitud", intenta "Recibí tu solicitud".

 ►Observa cómo escribir con voz activa suena más humano.

 Escribir un correo electrónico no debería ser abrumador. Con estos sencillos consejos, te asegurarás de que tu correo electrónico sea eficaz en todo momento.

 

 

 

Fuente: https://bit.ly/3J3eWrW