Un project manager tiene contar con las habilidades necesarias para llevar a cabo todas sus tareas, pero también con un alto poder de decisión y de organización de equipos.
►Qué es un project manager o gerente de proyectos◄
►Un project manager es quien tiene la responsabilidad de que un producto asociado a un proyecto esté completo de acuerdo con las pautas pre establecidas y en los tiempos adecuados.
►Planifica los objetivos y fases; controla el uso de los recursos y maneja los conflictos entre las partes.Se le conoce también como gestor, líder, encargado o directivo de proyectos.
Qué hace un project manager,
Las 7 funciones básicas
►1. Planifica todo el proceso
El gerente de proyectos no aparece cuando un proyecto ya está por ponerse en marcha. Al contrario: es quien define cómo se llevará a cabo y conoce exactamente lo que sucederá en cada una de las etapas.
Por eso es una figura clave en cualquier empresa, ya que es la persona que sabe qué función tiene cada equipo y qué es lo que se espera como resultado.
►2. Gestiona el riesgo
Tiene que ser capaz de identificar cualquier riesgo que amenace al proyecto desde sus fases iniciales hasta su conclusión.
Cuando hablamos de riesgos, nos referimos a los del ámbito laboral, financiero, a los relacionados con la calidad de los resultados, etcétera.
Y al ser capaz de percibirlos, también podrá lidiar con ellos para que no se presenten, minimizar su impacto o encargarse del control de daños sin interrumpir el plan.
►3. Planifica las metas
Al conocer el proyecto a fondo desde el principio, el gerente de proyectos establecerá metas realistas, medibles, relevantes y oportunas, que los equipos cumplirán de acuerdo con sus tareas.
También se puede crear un calendario para estos objetivos, teniendo siempre en mente los recursos, capacidades y carga de trabajo que cada persona tendrá en su rol.
►4. Organiza las labores
Delega las actividades a los equipos involucrados para que el proyecto se desarrolle de la mejor forma.
Es decir, al idear cómo se llevará a cabo todo el proceso, también ha pensado en la manera en que una tarea se completa y da paso al inicio de otra, evitando así que se interrumpa el avance o que se entorpezca el trabajo de los demás.
►5. Controla los recursos disponibles
Un buen gerente de proyectos sabe qué requieren sus equipos y cómo repartirlo para su máximo aprovechamiento. Pueden ser recursos financieros, humanos o de equipo disponibles.
Esto es indispensable para que los presupuestos no se salgan de control y se cuente con el material necesario que permitirá el cumplimiento de las metas.
►6. Motiva a los equipos y gestiona los conflictos
Aunque en algunas ocasiones la figura del gerente de proyectos está cercana a la de la dirección de una empresa, su principal labor está centrada en los colaboradores que trabajan durante todo el proyecto.
Por lo tanto, es importante que tenga una comunicación fuerte con los equipos involucrados y sus integrantes; que sea capaz de resolver dudas, atender sugerencias y, de ser necesario, mediar cuando surjan conflictos.
►7. Supervisa de forma constante
Eso se da por la atención que pone en todas las etapas, sin confiarse demasiado: la supervisión constante le permite controlar los contratiempos y tener una mejor capacidad de reacción. Además, así tiene a la mano los resultados que comprueban un trabajo bien hecho.
20 habilidades de un project manager para gestionar proyectos digitales
►1. Redacta y edita contenido
Es indispensable contar con habilidades de redacción, ya sea que se trate de un informe para un diseñador, un artículo para el blog de la agencia o un correo electrónico para un cliente. Lo mismo ocurre con la edición.
Por esta razón, es imprescindible que el coordinador de proyectos pueda transformar las palabras de un diseñador o desarrollador en un texto llamativo y agradable.
►2. Conoce de HTML/CSS
HTML y CSS son los principales lenguajes de internet, y todos los que hayan navegado en línea han lidiado con HTML. Poder editar o escribir HTML es una habilidad muy valiosa para ayudar a los diseñadores o desarrolladores si fuera necesario. Cuanto más sepas, más podrás ayudar a los miembros de tu equipo.
Hay situaciones en las que saber cómo agregar formato a contenido en línea, añadir texto e imágenes, e incrustar videos de YouTube realmente ayudará a los desarrolladores.
►3. Utiliza el FTP
Usualmente nos conectamos a servidores y a sistemas de archivos locales y en línea mediante un protocolo de transferencia de archivos o FTP. Saber utilizar FTP te diferenciará del resto de los gestores de proyectos que solo manejan Dropbox.
►4. Domina las analíticas e informes
Los datos son el futuro y los gestores de proyectos deben saber cómo recopilarlos e interpretarlos. Lo más sencillo es comenzar con Google Analytics, que es la plataforma preferida por la industria, ya que es muy intuitiva y completa.
Sin embargo, instalar Google Analytics no te servirá de mucho si no sabes cómo interpretar los informes, para eso tenemos a quién nos ►ayude.
►5. Administra la información
Si bien nadie espera que seas un experto en usabilidad o que configures esquemas de las experiencias de los usuarios, vas a poder destacar en tu puesto si sabes cómo auditar y clasificar información.
Poder categorizar y estructurar la información de manera lógica es imprescindible para que el equipo pueda dedicarse al diseño y desarrollo, en lugar de administrar información.
Recorda que la función como gestor de proyectos es asegurarte de que cada miembro de tu equipo trabaje de manera eficaz.
►6. Tiene conocimientos sobre sistemas de gestión de contenidos
WordPress, ExpressionEngine y Drupal son tres de los sistemas de gestión de contenidos más populares. Todos funcionan prácticamente de la misma manera. Lo primero que debes saber es que algunos contenidos se pueden editar y otros están codificados en plantillas.
Crear, editar y publicar contenido a través de un CMS son habilidades muy útiles. Se le ofrece una ayuda invaluable al desarrollador si sabes cómo introducir imágenes, texto y otros tipos de contenidos en un sistema.
►7. Comprende las redes sociales
Es muy importante comprender las diversas plataformas a la hora de publicar y administrar las redes sociales. En la actualidad, todos intentamos desarrollar una presencia en las redes sociales, ya sea con una página de Facebook, un perfil de Twitter o utilizando el arsenal completo de plataformas.
Como gestor de proyectos debes saber qué contenidos se pueden utilizar en cada red social para aprovecharlas al máximo.
►8. Domina el SEO
Los motores de búsqueda aún dominan el proceso de descubrimiento digital, por lo que resulta esencial que sepas cómo mejorar la clasificación de tu sitio en las búsquedas. El SEO permite crear y conectar contenido excelente de manera tal que incremente su relevancia en los motores de búsqueda.
Te va a resultar sumamente útil comprender cómo la codificación, el contenido y el enlazado de páginas funcionan en conjunto para impulsar una mejor clasificación. Los diseñadores y los programadores suelen descuidar este aspecto.
►9. Está familiarizado con Keynote/PowerPoint
La mayoría de las estrategias de marketing se basan en la narración organizada de historias atractivas. Sumarás muchos puntos si sabes cómo crear una presentación con diapositivas.
►10. Tiene habilidades de presentación
Poder relatar una historia atractiva, concisa y coherente te destacará del resto de los gestores de proyectos; y esa es la diferencia entre un líder y un manager que no se involucra activamente.
►11. Saber editar fotos
Hay muchos editores sencillos en línea para recortar imágenes, cambiarles el tamaño y retocar los colores. Hacer modificaciones simples o crear magníficas cabeceras te ayudará a implementar mejoras editoriales.
►12. Conoce los términos de marketing y la jerga tecnológica
Tal vez parezca obvio, pero utilizar la terminología adecuada te ayudará a comunicarte y hacer aportes correctamente.
Si sabes, por ejemplo, qué significa jQuery y por qué ayuda a aumentar la interacción con las páginas y las tasas de conversión a partir de formularios, saber de estos temas en profundidad hace que te ganes el respeto de tus compañeros y sobretodo de los clientes.
►13. Mantiene su atención en el detalle
Esto también podría parecer una obviedad, pero es sorprendente el número de proyectos que se publican con errores garrafales.
Un gestor de proyectos atento debería detectar fácilmente faltas ortográficas, enlaces inactivos o interacciones fallidas.
►14. Organiza de forma eficiente
Mantener el orden interno ayuda a cumplir con los plazos de un proyecto. Incluso las tareas más sencillas pueden llevar mucho tiempo si no se asignan nombres correctos a los archivos o si se producen errores durante el proceso.
A veces, los miembros del equipo no tienen en mente la totalidad del proceso a la hora de organizar su trabajo. La función del gestor de proyectos es asegurarse de que se siga el protocolo.
15. Implementa métodos formales de la gestión de proyectos
Hay escuelas de pensamiento que enseñan a abordar los proyectos desde la perspectiva del ciclo de vida.
Los proyectos difieren en necesidades y complejidad, pero si sabes cómo abordar los diferentes tipos de asignaciones, te van a ver como un verdadero experto frente al cliente, tu equipo y los líderes de la agencia.
►16. Crea vínculos con proveedores y colaboraciones estratégicas
A veces resulta bastante dificíl abordar todas las tareas de manera interna debido a la falta de conocimiento específico o a limitaciones de capacidad. En estos casos es fundamental saber cómo buscar y calificar proveedores.
Lo ideal sería que cuentes con una lista de profesionales a los que puedas acudir. Saber cómo gestionar a contratistas externos y trabajadores independientes es un verdadero talento.
►17. Averigua información sobre herramientas informáticas
Conocer cuáles son las herramientas disponibles es fundamental para tu trabajo. Para ser coordinador de proyectos en la era digital debes saber cómo utilizar los distintos elementos tecnológicos, como las API y los SaaS.
►18. Habilidad para negociar
El tiempo y los plazos de entrega son tiranos. Un excelente gestor de proyectos sabe cómo mitigar los riesgos y trabajar con su equipo y su cliente para controlar los cambios en el alcance y los plazos agobiantes.
Debes saber cómo negociar tarifas con los proveedores, plazos con los clientes y expectativas con los equipos internos.
►19. Mantener la responsabilidad financiera
Las empresas no se mantienen con códigos complejos ni diseños llamativos, sino con el dinero que estos generan. Los mejores gestores de proyectos están al tanto de las implicaciones de los márgenes de ganancia y el impacto de los plazos en los resultados finales.
Esto es esencial para gestionar las actividades diarias, asignar los recursos y determinar el alcance de los proyectos.
►20. Contagia su actitud positiva
Cuando algo sale bien, alguien más se lleva el crédito; pero cuando algo sale mal, siempre es tu culpa. Lo más importante es lograr conservar el optimismo en ambas situaciones.
Así como te compartimos qué se necesita para ser un buen project manager, también queremos hacerte una recomendación final.
►Esta es sobre lo que debes evitar en tu trabajo como gerente de proyectos. Sabemos que es fácil caer en alguno de estos errores; tal vez si los conoces por adelantado puedas identificarlos y así corregirlos antes de tiempo.
✘ Los 7 errores a evitar como project manager ✘
►1. No definir adecuadamente las responsabilidades de cada integrante de equipo desde el inicio
Para cuando termine tu primera junta del proyecto, cada uno de los integrantes de los equipos que estuvieron presentes debe entender sin problemas las siguientes dos cosas:
- Lo que deberá contribuir de manera individual al proyecto.
- Cómo afecta su contribución individual a los objetivos del proyecto en general.
Como project manager, lo último que deseas escuchar de un colaborador después de la junta de arranque es «No sé por dónde empezar». Cada persona necesita saber qué se espera de ella y exactamente cómo su trabajo individual contribuirá para completar los hitos más importantes del proyecto.
Si haces hincapié de manera continua en la importancia de sus contribuciones para el éxito puedes motivar y mantener involucrados y productivos a tus equipos.
►2. Estancarse en los detalles y perder de vista el panorama completo
Cuando haya un estancamiento en una tarea que parece ser una gran pérdida de tiempo, pregúntate lo siguiente:
- ¿Esta tarea se alinea con los objetivos principales del proyecto?
- ¿Puedo explicar de manera sencilla el propósito principal de esta tarea a mi equipo?
Si la respuesta a cualquiera es negativa, es tiempo de tomar un paso atrás para reevaluar la manera en que tu trabajo se alinea con las metas generales del proyecto. Cada uno de los componentes del proyecto debería encajar perfectamente en un resultado final que pueda medirse.
Si no conoces la razón detrás de una tarea en particular, no se merece tu valioso tiempo ni recursos. O bien necesitas averiguar por qué (o si acaso) la tarea es importante al consultar con tu equipo, o la abandonas por algo más productivo.
►3. Olvidar seccionar el proyecto en componentes fáciles de gestionar
Si solo pones atención al resultado final del proyecto, es fácil abrumarse. Un buen project manager necesita presentar el proyecto en términos de etapas y puntos de revisión para asegurarse de que los equipos mantendrán el camino.
Los objetivos realistas y obtenibles segmentan una tarea desafiante en partes manejables que se pueden superar día a día. Incluye estas etapas una vez que hayan sido aprobadas por el cliente en una herramienta de gestión de proyectos que facilite la colaboración y la actualización del proceso.
►4. No establecer un marco de comunicación claro
Tu equipo necesita una manera de compartir información y mantener al resto actualizado sobre su trabajo; de lo contrario, te arriesgas a que algunos integrantes del equipo se desvíen del curso y pierdan de vista los objetivos.
Considera crear un calendario compartido dedicado solo a fechas límite del proyecto o un documento en el que los integrantes del equipo puedan publicar actualizaciones.
Si en algún punto del proyecto no sabes en qué etapa están tus equipos, es momento de hacer una revisión. Compartir de más es mejor que lo contrario.
►5. Concentrarse demasiado en lo negativo e ignorar lo positivo
La negatividad y el miedo al fracaso es mucho menos motivante que el apoyo, especialmente al enfrentar un proyecto con problemas. Un equipo que genuinamente se interesa en el bienestar y éxito de cada uno de sus integrantes tiene más posibilidades de recuperarse de los problemas y de superar obstáculos a la larga.
Una cultura laboral positiva puede empezar con pequeños pasos de los líderes: reunirse con integrantes de manera individual y ofrecer elogios bien merecidos por sus éxitos.
Es muy común que la gerencia se enfoque solamente en las cosas que los colaboradores necesitan cambiar, en lugar de mencionar aquello en lo que cada uno ya es asombroso.
Este sencillo ejercicio de reforzamiento puede tener un impacto significativo en la moral del equipo y conducirá a un proyecto más productivo.
►6. No se actualiza a los interesados adecuados sobre el progreso o los contratiempos
Inevitablemente, tu proyecto tendrá una larga lista de interesados, y cada uno es impactado por el proyecto de forma única. Puede ser un reto saber quiénes necesitan estar actualizados, qué deben saber y cuándo.
Existe una herramienta que puede ayudarte a priorizar a los interesados de tu proyecto, según sus niveles de poder e interés:
Imagen basada en Mindtools
Interesados con el nivel de poder y de interés alto deberían ser tu mayor prioridad; actualízalos regularmente y sé tan transparente como te sea posible.
►7. Resistirse al cambio
Un project manager fuerte no se resiste a nueva información o datos que puedan cambiar el curso del proyecto a una mejor ruta. Tomate el tiempo necesario para evaluar los éxitos y fracasos, y de ahí ver que es lo que se puede mejorar en el futuro.
Esperamos que este artículo te ayude a convertirte (y a elegir) el project manager ideal para tus proyectos.
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