Con la irrupción del Covid-19, empresas y emprendedores tuvieron que adaptarse (como pudieran y sobre la marcha) a las nuevas condiciones de una vida de pandemia, cuarentena y encierro. Ir a la oficina, las reuniones de staff y el día a día del equipo fueron repentinamente reemplazados por el trabajo desde casa, con las muchas comodidades pero también tantas otras limitaciones que esto implica.
Conscientes de que esta nueva realidad llegó para quedarse, Google comenzó a trabajar en distintas innovaciones para mejorar su plataforma G Suite y optimizar la productividad del trabajo remoto. Así fue como la empresa californiana lanzó Google Workspace, un nuevo espacio de trabajo digital que sustituye a G Suite e integra sus principales herramientas de productividad, tales como Gmail, Drive, Docs, Meet y Calendar.
En este artículo, te contamos todo lo que tenés que saber sobre Google Workspace: sus nuevas aplicaciones, funciones, planes de suscripción y, especialmente, todos los beneficios que esta gran herramienta puede brindarle a tu empresa.
El ABC de Google Workspace
Antes de meternos de lleno en los diferenciales de la plataforma, repasemos sus aspectos básicos.
Como mencionamos anteriormente, Google Workspace es la versión mejorada de G Suite. El principal objetivo es centralizar en un solo lugar todas las herramientas clave de comunicación y colaboración para coordinar equipos y optimizar los flujos de trabajo a distancia.
De esta manera, la plataforma te permite trabajar en tiempo real con tu equipo, ver lo que cada uno está editando en los archivos de Drive (Docs, Hojas de cálculo, Presentaciones), darle seguimiento a tareas y comunicarse por múltiples vías (Chat, Meet, comentarios en los archivos, y más). Además, Google Workspace también brinda la opción de organizar reuniones con las personas que estén trabajando en un documento a través de una videollamada por Meet.
Aplicaciones que incluye
Estas son todas las aplicaciones y herramientas que están incluidas en el nuevo ecosistema integrado de Google:
- Gmail: Correo electrónico personalizado con el dominio de tu empresa para todos los miembros del staff.
- Chat: Mensajería instantánea, tanto mensajes directos e individuales como conversaciones grupales.
- Meet: Videoconferencias y llamadas de voz con infraestructura global y sólida para empresas y grandes equipos de trabajo.
- Drive: Almacenamiento seguro en la nube, accesible y para compartir desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio.
- Calendar: Calendarios en línea integrados con Gmail, Drive, Contactos, Sites y Meet. Diseñados especialmente para trabajar en equipo
- Documentos: Para armado, edición y procesamiento de texto de manera personal o colaborativa, con cambios que se guardan automáticamente.
- Hojas de cálculo: Hojas de cálculo para el procesamiento de datos. Son colaborativas, inteligentes y seguras para organizaciones dinámicas y ágiles.
- Presentaciones: Creador de presentaciones con diapositivas (texto, imágenes, videos, y más).
- Sites: Creador de sitios y páginas web de alta calidad y diseño, ya sea para tu equipo, proyecto o evento.
- Formularios: Creador de encuestas y formularios personalizados y profesionales. Los resultados y respuestas se analizan en resúmenes creados automáticamente.
- Apps Script: Plataforma con bajo nivel de codificación que agiliza y facilita la compilación de soluciones empresariales, tales como integraciones para conectar aplicaciones que los equipos usan a diario
- Keep: Creador de notas, listas, recordatorios y tareas pendientes.
- Cloud Search: Buscador inteligente para realizar búsquedas en todo el contenido (Drive, Gmail, Docs, Hojas de cálculo, calendario, etc.). Además, responde a preguntas y brinda sugerencias relevantes para agilizar las tareas.
Las novedades
Aunque muchas de las herramientas mencionadas ya estaban incluidas en su versión anterior G Suite, la nueva plataforma de Google incluye cuatro factores novedosos:
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- Previsualización de enlaces
- Chips inteligentes en Docs, Hojas de Cálculo y Presentaciones
- Creación de documentos en sala
- Modo PIP o Picture in Picture
Previsualización de enlaces
Cuando uno de los integrantes del equipo está trabajando en un documento, el resto puede ver qué contenidos están enlazados (en caso de haberlos) sin tener que salir del propio documento. Esta integración favorece muchísimo a la experiencia del usuario ya que no se abren ventanas extra que la persona luego tendrá que cerrar, así como tampoco obliga a abandonar el documento innecesariamente cada vez que quiere consultar el contenido enlazado.
Por ejemplo, si estás trabajando en un archivo Doc e incluís una presentación de Slides, se pueden consultar las diapositivas y su contenido en un pequeño pop-up.
Chips inteligentes
Otra novedad interesante son los chips inteligentes. Su función es sencilla pero sumamente útil: cuando estás trabajando en un archivo y mencionás a una persona, se despliega un pop-up con información del contacto y acciones sugeridas, por ejemplo, compartirle el documento o enviarlo un correo electrónico.
En la ficha también aparece una foto, datos de contacto, puesto de trabajo y más, incluso si se trata de personas que no trabajan en tu empresa.
Creación de documentos en sala
Posiblemente se trate de uno de los recursos más útiles de la plataforma ya que permite la creación de un documento compartido directamente desde una sala en Chats.
Esto significa que si tu equipo está en medio de un brainstorming o hablan de algo que vale la pena anotar, se puede crear un documento (Docs, Hoja de cálculo, Presentaciones) en ese preciso momento sin tener que salir de la conversación.
Picture in Picture
Esta herramienta funciona para Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones. En pocas palabras, Picture in Picture te permite iniciar una videollamada (a través de Meet) con las personas con las que estés trabajando en un documento en particular.
Lo importante de esta función es que, en lugar de abrir la videoconferencia en otra ventana, se abrirá un pop-up sobre el documento. Así, todo el equipo podrá interactuar y trabajar en tiempo real y “en persona”. Es decir, es lo más parecido a tener una reunión cara a cara con tus compañeros de trabajo.
Ventajas de trabajar con Google Workspace
Si bien ya mencionamos algunas de las ventajas de implementar Google Workspace en la dinámica de trabajo a distancia de tu empresa, abajo te contamos sus principales diferenciales:
- Integración: Toda empresa moderna trabaja con múltiples herramientas, plataformas y aplicaciones, sobre todo si parte de su capital humano lo hace de manera remota. Afortunadamente, el sistema se integra fácilmente con soluciones de terceros. Por lo tanto, incluirlo en tu dinámica de trabajo actual no presentará ningún tipo de problema o contratiempo.
- Seguridad: La infraestructura propia de Google hace que ya sea muy complejo robar datos o información corporativa. De todas maneras, al lanzar Workspace, Karthik Lakshminarayanan (director del Departamento de Product Management) anunció a través de un comunicado que se agregaron nuevas funciones de seguridad específicamente diseñadas para combatir abusos por parte de terceros y facilitar la comunicación segura. Por ejemplo, la plataforma tiene nuevas capacidades de clasificación y detección de usuarios abusivos en Meet, así como también se generan informes de protección de datos para que los administradores puedan entender cómo se almacena y protege la información de su empresa.
- Administración IT: Otro gran diferencial de Google Workspace es su administración IT sencilla. Esto permite que la gestión general de la plataforma (a nivel informático) no sea una tarea altamente compleja o abrumadoramente técnica. Todo está estructurado para que pueda ser manejado por personas no necesariamente expertas en programación o informática; por ejemplo, añadir a otros compañeros de trabajo, agregar nuevas cuentas de email, integrar soluciones o aplicaciones, etc.
- Alta disponibilidad: Al hablar de disponibilidad y períodos de actividad, Google es uno de los más confiables ya que propone un Acuerdo de nivel de servicios del 99.9% para su prestación, e incluso ese porcentaje a veces es mayor. Esto significa que la plataforma prácticamente no registra períodos de error, caídas o ventanas de mantenimiento que dejan al cliente sin poder utilizar el sistema (downtime).
- Familiaridad y facilidad de uso: Por obvio que pueda sonar, uno de los beneficios más importantes de la plataforma es que la mayoría de los usuarios ya están acostumbrados a utilizar sus productos o herramientas, como Gmail y Google Docs. Esto permite que la transición y adaptación al formato de trabajo sea rápida, sencilla y fluida.
- Precios: Aunque no se trata de la opción más barata en el mercado, por la cantidad de soluciones y herramientas que ofrece, la facilidad de uso y su confiabilidad, Google Workspace es la plataforma más conveniente para empresas o startups que buscan mejorar la comunicación interna entre compañeros de equipo y directivos, optimizar los procesos y facilitar el trabajo a distancia. Además, vale destacar que Google ofrece una variedad de planes mensuales pensados para que cada cliente pueda elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.
¡Y esto es todo!
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